Innehållspublicerare

null Quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Trang chủ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH

Quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được quy định tại Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

1. Quy định quản lý con dấu trong công tác văn thư:

Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật được quy định cụ thể tại Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Theo quy định của Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Cụ thể, người này có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định của pháp luật.

Văn thư cơ quan có trách nhiệm

Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cho người khác khi có văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền, và việc bàn giao này phải được lập biên bản.

Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức thực hiện trực tiếp.

Ngoài ra, cá nhân cũng có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật. Điều này nhằm đảm bảo tính bảo mật và tránh việc lạm dụng các công cụ này trong các hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. Việc thực hiện đúng và nghiêm túc các quy định này là cần thiết để đảm bảo công tác quản lý hồ sơ, văn bản và các thông tin khác của cơ quan, tổ chức được thực hiện hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật.

2. Sử dụng con dấu trong công tác văn thư:

Việc sử dụng con dấu được quy định tại khoản 1, Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cụ thể như sau:

Dấu phải được đóng một cách rõ ràng, dễ nhận biết, đúng chiều và sử dụng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải trùm lên khoảng 1/3 của chữ ký về phía bên trái.

Các văn bản kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng ở trang đầu tiên, che phần của tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề của phụ lục.

Việc sử dụng dấu treo, dấu giáp lai, hoặc dấu nổi trên văn bản giấy phải tuân thủ quy định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Dấu giáp lai được đóng gần mép phải của văn bản hoặc phụ lục, che phần của tờ giấy; mỗi dấu có thể đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Thông qua quy định trên, con dấu được sử dụng để đóng dấu tùy từng trường hợp mà vị trí đóng dấu cũng sẽ khác nhau, cụ thể:

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Những quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác, an toàn và tính pháp lý của các văn bản, giúp dễ dàng nhận biết và bảo vệ quyền lợi của các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan theo quy định của pháp luật. Do đó, việc tuân thủ các quy tắc về sử dụng dấu là rất quan trọng trong công tác quản lý và hành chính của các cơ quan và tổ chức./.

                                                                                                                              

                                                                                                                           Hồng Liên - Phòng Nội vụ