Asset Publisher

null Hướng dẫn lập hồ sơ công việc điện tử trên phần mền quản lý văn bản (idesk)

Trang chủ Thông tin tuyên truyền

Hướng dẫn lập hồ sơ công việc điện tử trên phần mền quản lý văn bản (idesk)

Nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả việc lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh, ngày 10/10/2024, Sở Nội vụ đã ban hành Công văn số 3146/SNV-TH về việc thực hiện một số nội dung về công tác văn thư, lưu trữ như sau:

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện xây dựng và Ban hành danh mục hồ sơ công việc hằng năm. Từng cơ quan, đơn vị, địa phương căn cứ vào danh mục hồ sơ công việc của cơ quan, đơn vị mình đã ban hành đầu năm để xác định các đầu công việc trong năm mà cán bộ, công chức, viên chức cần thực hiện.

* Lập hồ sơ công việc:

- Bước 1: Mở hồ sơ công chức, viên chức được giao nhiệm vụ trực tiếp giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ:

+ Cách 1: Vào “Văn bản đến”, “Xử lý chính”, chọn văn bản cần xử lý để tạo hồ sơ công việc:

Chọn “Tạo hồ sơ công việc”, sau đó cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin ban đầu về hồ sơ:

- Tiêu đề (*): Nhập tiêu đề hồ sơ công việc cần tạo.

- Số/ký hiệu (*): Mã hồ sơ theo danh mục của đơn vị đã ban hành trong năm.

- Mã hồ sơ: Hình thành tự động loại hồ sơ (Mã định danh đơn vị + Số/ký hiệu).

- Thời gian bảo quản: Căn cứ thời gian ghi trên danh mục của đơn vị đã ban hành trong năm.

- Loại hồ sơ: Thực hiện chọn loại hồ sơ (Hồ sơ công việc, hồ sơ quy tắc).

- Tên đề mục: Nhập lĩnh vực ghi trên danh mục của đơn vị đã ban hành trong năm.

- Người lập hồ sơ: Sẽ mặc định sẵn theo tài khoản của người tạo hồ sơ.

- Độ khẩn và Tiến độ: Chọn độ quan trọng và nhập vào tiến độ đang xử
lý của hồ sơ.

- Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc: Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho hồ sơ.

+ Cách 2: Vào “Công việc” chọn “Hồ sơ công việc” “Tạo hồ sơ công việc” (như hình dưới):

Sau đó cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin ban đầu như đã nêu Cách 1, chọn “Lưu”:

+ Cách 3: Vào “Văn bản đi”, “Văn bản lưu”, chọn văn bản đã tham mưu ban hành để mở hồ sơ (hình dưới):

- Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Công chức được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản (văn bản đến, văn bản đi), tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc (thao tác trên chức năng của Hệ thống).

Sau đó chọn "Gán vào hồ sơ công việc" (hình dưới):

Trong quá trình giải quyết công việc, nếu phát sinh văn bản liên quan đến hồ sơ công việc đã được lập, người được giao giải quyết công việc tiếp tục cập nhật đầy đủ văn bản vào hồ sơ đến khi kết thúc công việc.

- Bước 3: Kết thúc hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong, người lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, loại ra khỏi các bản trùng, bản nháp, xác định lại thời hạn bảo quản, chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp, cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ (chọn “Cập nhật trạng thái”          chọn “Đã đóng”). Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

* Bàn giao hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan:

- Công chức được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.

- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục, tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

Thao tác nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trên iDesk: Vào “Công việc”, “Hồ sơ công việc” chọn các hồ sơ công việc hoàn thành ở mục “Đã đóng”, chọn “Bàn giao”, chọn người bàn giao (công chức, viên chức lưu trữ cơ quan), chọn “Bàn giao” (hình dưới):

Việc bàn giao tài liệu phải có Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, Biên bản giao nhận tài liệu (theo mẫu quy định tại Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP)./.

                                                                           Hồng Liên, Phòng Nội vụ